Ein Kunde – aus Datenschutzgründen halten wir das Projekt hier anonym – hatte einen Servicevertrag mit einem einzigen monatlichen Festpreis. Klingt einfach. War es nicht. Die Kosten mussten jeden Monat nach tatsächlich geleisteten Stunden auf zwei Leistungsbereiche aufgeteilt werden, und dieser Betrag dann anteilig auf mehrere rechtlich getrennte Gesellschaften verteilt werden, die sich den Vertrag teilen. Jede Gesellschaft bekommt ihren eigenen Anteil, ihre eigene Rechnung.

Das lief über eine Tabelle. Jeden Monat von Hand gepflegt.

Wenn eine falsche Prozentzahl kein Tippfehler ist, sondern ein Buchhaltungsproblem

Bei einer normalen Kostenschätzung ist ein Rechenfehler ärgerlich. Hier war er etwas anderes: Wenn die Verteilungs-Prozentsätze der Gesellschaften sich nicht sauber auf 100 % summierten – und das war in einer handgepflegten Tabelle nur eine Frage der Zeit –, bekam eine Gesellschaft zu viel berechnet und eine andere zu wenig. Zwischen verbundenen Unternehmen ist das kein Kavaliersdelikt, sondern potenziell ein Thema für die nächste Betriebsprüfung. Dazu kam eine Überstundenregelung: Das Kontingent im Vertrag war gedeckelt, alles darüber musste separat erkannt und zusätzlich abgerechnet werden. Auch das: von Hand im Blick behalten, jeden Monat neu.

Die Tabelle war nicht das Problem, weil sie eine Tabelle war. Sie war das Problem, weil niemand sie im Ernstfall automatisch daran erinnert, wenn etwas nicht mehr aufgeht.

Die Lösung: Rechnen, Prüfen, Rechnung erstellen – in einem Schritt

Wir haben die komplette Logik in ein Werkzeug gegossen, das die Stunden pro Leistungsbereich entgegennimmt und daraus in Sekunden den Betrag pro Gesellschaft berechnet – inklusive automatischer Prüfung, ob die Verteilungs-Prozentsätze tatsächlich 100 % ergeben, und inklusive automatischer Erkennung von Überstunden gegenüber dem vertraglichen Kontingent. Fehler, die vorher erst bei der Rechnungsstellung oder noch später auffielen, werden jetzt schon beim Berechnen blockiert.

Und dann geht es direkt weiter: Aus dem berechneten Ergebnis erstellt das Tool auf Knopfdruck fertige Rechnungsentwürfe im Buchhaltungssystem – als Entwurf, nicht automatisch versendet, damit weiterhin jemand einmal kurz draufschaut, bevor etwas rausgeht. Verteilerschlüssel und Stundennachweise für die einzelnen Gesellschaften werden im selben Zug automatisch per Mail verschickt. Aus einem Monatsende-Ritual mit Tabelle, Taschenrechner und einem ungutem Gefühl wurde ein Prozess, der in ein paar Minuten läuft.

Warum das über diesen einen Fall hinaus relevant ist

Kostenverteilung über mehrere Gesellschaften, Kostenstellen oder Standorte ist eines dieser Themen, die in kaum einem Standardsystem sauber abgebildet sind – weil jeder Vertrag seine eigenen Regeln hat. Genau deshalb landet es fast überall auf demselben Weg: in einer Excel-Tabelle, gepflegt von einer Person, die genau weiß, wie es gemeint ist. Bis diese Person im Urlaub ist, oder einen Tippfehler macht, oder das Unternehmen wächst und aus zwei Gesellschaften werden fünf.

Das lässt sich fast immer automatisieren, ohne die komplette Buchhaltung umzukrempeln – es braucht nur jemanden, der die Rechenlogik einmal sauber in Code gießt und an die richtigen Stellen anbindet.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, haben wir dazu auch ein passendes Symptom auf unserer Lösungen-Seite gesammelt – oder schreiben Sie uns direkt.