Seit Kurzem ist Floowa online: unsere eigene Software für Zeiterfassung und Personalverwaltung. Kein Kundenprojekt, das wir übergeben und dann aus der Hand geben, sondern ein Produkt, das wir selbst entwickeln, betreiben und weiterbauen – aus Thannhausen, mitten in Bayern.
Dieser Beitrag ist bewusst lang. Wer nur wissen will, ob Floowa für den eigenen Betrieb passt, findet die Antwort weiter unten im Abschnitt „Für wen Floowa gedacht ist“. Wer wissen will, warum es Floowa gibt und wie es entstanden ist, liest am besten von vorne.
Die Ausgangslage: Zeiterfassung ist Pflicht – und trotzdem oft ein Zettel
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Grundlage ist das Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil" des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße – für den Handwerksbetrieb mit sechs Leuten genauso wie für den Mittelständler mit dreihundert. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die elektronische Erfassung konkret regeln soll, ist in Vorbereitung.
In der Praxis sieht es in vielen kleinen und mittleren Betrieben trotzdem so aus:
- Stundenzettel auf Papier, die am Monatsende abgetippt werden.
- Eine Excel-Tabelle, die genau eine Person wirklich versteht.
- Urlaubsanträge per WhatsApp, Krankmeldungen per Zuruf.
- Personalunterlagen verteilt auf einen Aktenschrank, ein Netzlaufwerk und ein E-Mail-Postfach.
Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Bis die zuständige Person krank ist, bis eine Betriebsprüfung ansteht, bis ein Mitarbeiter Auskunft über seine Zeiten verlangt, oder bis der Betrieb wächst und aus zehn Leuten fünfundzwanzig werden.
Warum wir ein eigenes Produkt gebaut haben
Zeiterfassung und digitale Personalverwaltung gehören seit Jahren zu unseren Schwerpunkten. Wir haben für Kunden Zeiterfassungen und HR-Lösungen gebaut, Abrechnungen automatisiert und Excel-Prozesse abgelöst. Dabei ist uns immer wieder dasselbe Muster begegnet:
Die großen Systeme am Markt sind gut – aber oft für einen anderen Kunden gebaut. Sie richten sich an Unternehmen mit eigener Personalabteilung, sind entsprechend umfangreich und kosten pro Kopf so viel, dass ein kleiner Betrieb lieber beim Zettel bleibt. Auf der anderen Seite gibt es einfache Stempel-Apps, die zwar Beginn und Ende speichern, aber weder Pausenregeln prüfen noch Urlaub, Dokumente oder die Lohnvorbereitung abdecken.
Dazwischen klafft eine Lücke: Betriebe, die richtig erfassen wollen und müssen, die aber weder eine HR-Abteilung haben noch ein Einführungsprojekt über drei Monate wollen. Für genau diese Betriebe ist Floowa gebaut.
Und ehrlich gesagt gab es noch einen zweiten Grund: Wir wollten zeigen, dass unsere Arbeitsweise nicht nur bei Kundenprojekten trägt, sondern auch bei einem eigenen Produkt, das täglich im Einsatz ist, gewartet werden muss und mit seinen Nutzern wächst. Wer Software für andere baut, sollte selbst Software betreiben.
Was Floowa kann – ein Rundgang
Floowa ist modular aufgebaut. Man bucht, was man braucht, und erweitert später. Hier ein Überblick über die einzelnen Bereiche.
Zeiterfassung, die nebenbei das Gesetz im Blick hat
Das Herzstück. Arbeitszeiten lassen sich auf drei Wegen erfassen: per Stempeluhr in Echtzeit, nachträglich durch den Mitarbeiter selbst oder durch die Führungskraft – etwa für Mitarbeitende, die keinen eigenen Zugang haben oder brauchen.
Spannend wird es bei dem, was danach passiert. Floowa prüft jede Buchung automatisch:
- Pausen: Wurden die gesetzlichen Pausen eingehalten?
- Höchstarbeitszeit: Wurde die tägliche Höchstgrenze überschritten?
- Ruhezeiten: Lagen zwischen zwei Arbeitstagen genügend Stunden?
- Sonntagsarbeit: Wird sie korrekt erkannt?
- Jugendarbeitsschutz: Für Auszubildende und jugendliche Beschäftigte gelten strengere Regeln – auch die werden geprüft.
Und zwar nicht nur nach deutschem Recht, sondern wahlweise auch nach österreichischem oder Schweizer Recht. Für Betriebe mit Standorten in mehreren Ländern ist das ein echter Unterschied.
Dazu kommen ein paar Dinge, die man erst schätzt, wenn man sie braucht:
- Lückenloses Änderungsprotokoll: Jede Korrektur wird mit Zeitpunkt, Person und Begründung festgehalten. Nichts verschwindet stillschweigend – genau das, was man bei einer Prüfung oder einem Konflikt vorweisen können will.
- Erinnerung bei Lücken: Fehlt ein Arbeitstag, erinnert Floowa am nächsten Morgen daran. Bei Minijobs wird zusätzlich die Sieben-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes geprüft.
- Auskunft für Mitarbeiter: Jede Person kann ihre Zeiten jederzeit selbst als Excel-Datei herunterladen. Auskunftsanfragen landen damit nicht mehr bei der Chefin.
- Aufbewahrung und Löschung: Zeiten werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt und danach automatisch gelöscht – nach den Fristen, die Sie selbst festlegen.
Wichtig dabei: Floowa unterstützt bei der Einhaltung der gesetzlichen Pflichten, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Die Software weist auf Verstöße hin, bevor sie teuer werden – die arbeitsrechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Stempeln per App und Terminal – auch ohne Netz
Nicht jeder arbeitet am Schreibtisch. Deshalb gibt es neben der Weboberfläche zwei weitere Wege:
Die Smartphone-App für das Ein- und Ausstempeln unterwegs, die eigene Wochenübersicht und das Bearbeiten eigener Einträge. Die App funktioniert auch offline: Wer auf einer Baustelle ohne Empfang stempelt, dessen Buchung wird gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Netz da ist. Benachrichtigungen kommen ohne externen Push-Dienst aus.
Der Terminal-Modus macht aus einem handelsüblichen Tablet eine Stempeluhr für den Eingang. Mitarbeitende stempeln mit einem NFC-Chip oder Schlüsselanhänger, mit einem ausgedruckten QR-Ausweis oder mit Personalnummer und PIN. Das Terminal zeigt drei Sekunden lang eine Bestätigung mit Vornamen und Uhrzeit, ignoriert versehentlich doppelte Buchungen und arbeitet ebenfalls offline weiter. Eingerichtet wird es, indem man in Floowa einen QR-Code erzeugt und mit dem Tablet scannt – fertig.
Abwesenheiten mit klarem Workflow
Urlaub, Krankheit, Schulungen und andere Abwesenheiten werden beantragt, geprüft und freigegeben – mit einem nachvollziehbaren Workflow statt Zurufen im Flur. Der Teamkalender zeigt, wer wann fehlt.
Ein Detail, das in der Praxis oft schiefgeht, sind Feiertage. In Floowa bekommt jeder Mitarbeiter, jede Abteilung oder die ganze Firma das passende Bundesland – inklusive Österreich und aller Schweizer Kantone. Soll-Stunden, Urlaubstage und Kalender rechnen automatisch mit den richtigen Feiertagen, die laufend drei Jahre im Voraus aktualisiert werden. Wer möchte, bindet die Abwesenheiten zusätzlich als Kalender-Abo in Outlook oder Google ein.
Personalakte, Dokumente und Lohnabrechnungen
Alle Stammdaten der Mitarbeitenden liegen zentral an einem Ort. Personaldokumente werden sicher abgelegt und gezielt geteilt. Lohnabrechnungen lassen sich als PDF hochladen – auch viele auf einmal, je Mitarbeiter einem Monat oder Jahr zugeordnet – und sind nur für Berechtigte sichtbar.
Besonders sensible Angaben wie Steuer-ID, IBAN oder Lohnabrechnungen speichert Floowa zusätzlich verschlüsselt. Dazu später mehr.
Qualifikationen und Inventar
Zwei Module, die man in kaum einem einfachen Zeiterfassungstool findet, die aber in vielen Betrieben ständig gebraucht werden:
- Qualifikationen: Zertifikate, Schulungen und Nachweise – vom Staplerschein bis zur Ersthelfer-Ausbildung – mit automatischer Erinnerung, bevor sie ablaufen.
- Inventar: Firmeneigene Gegenstände wie Laptops, Schlüssel, Werkzeug oder Dienstkleidung werden erfasst und Mitarbeitenden zugeordnet. Beim Austritt sieht man sofort, was noch zurückkommen muss.
Schichtplanung
Für Betriebe mit wechselnden Diensten gibt es eine Schichtplanung mit Wochenplänen und Vorlagen. Die Pläne werden schon beim Erstellen gegen das Arbeitszeitgesetz geprüft – ein Plan, der Ruhezeiten verletzt, fällt also auf, bevor er veröffentlicht wird. Wo es einen Betriebsrat gibt, lässt sich eine Freigabe durch den Betriebsrat in den Ablauf einbauen.
Lohnvorbereitung fürs Steuerbüro
Floowa ist keine Lohnbuchhaltung und will auch keine sein. Was Floowa aber kann, ist der mühsame Teil davor: der Monatsabschluss. Zeiten werden geprüft und abgeschlossen, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit nach § 3b EStG berechnet, und das Ergebnis geht als DATEV-Export oder CSV ans Steuerbüro. Aus „Ich schick dir die Stunden irgendwann am Wochenende" wird ein sauberer, wiederholbarer Prozess.
Berichte und Auswertungen
Ist, Soll und Saldo je Mitarbeiter, Zeitkonten, Wochenübersichten mit Prüfung und Bestätigung per Klick – für jeden beliebigen Zeitraum. Im Pro-Paket kommen erweiterte Berichte dazu.
Schnittstellen
Floowa ist kein geschlossenes System. Über eine dokumentierte REST-API, signierte Webhooks und den Lohnexport lassen sich Lohnbuchhaltung, ERP oder Automatisierungs-Tools wie n8n und Zapier anbinden. Gerade hier zahlt sich aus, dass wir aus der Individualentwicklung kommen: Wenn ein Kunde eine spezielle Anbindung braucht, bauen wir sie – auf Basis einer stabilen, offenen Schnittstelle.
Datenschutz mit Heimvorteil
Bei Zeiterfassung und Personaldaten geht es um besonders schützenswerte Informationen. Deshalb haben wir Floowa nach dem Prinzip „Privacy first" entwickelt – nicht als Marketing-Etikett, sondern als Architekturentscheidung:
- Verarbeitung in der EU: Ihre Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet.
- Verschlüsselung sensibler Daten: Steuer-ID, IBAN, Lohnabrechnungen und vergleichbare Angaben werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
- Strikte Mandantentrennung: Jede Firma sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Die Trennung ist zentral im System verankert und hängt nicht davon ab, dass jede einzelne Abfrage daran denkt. Interne Kennungen sind so gestaltet, dass sie sich nicht erraten oder durchzählen lassen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung: Für Konten mit Passwort ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht – wahlweise per Authenticator-App oder per E-Mail-Code. Alternativ meldet man sich mit Google an.
- Keine Tracker, keine Werbe-Cookies: Beim Aufruf von Floowa werden keine externen Dienste geladen.
- AVV mit zwei Klicks: Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie direkt in Floowa ab – ohne PDF hin und her schicken. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind ebenfalls direkt abrufbar.
- Datenauskunft auf Knopfdruck und automatische Löschung nach festgelegten Fristen.
Fünf Sprachen – und ein bisserl Bayern
Viele Betriebe beschäftigen Menschen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist. In Floowa wählt deshalb jede Person ihre Sprache selbst – und auch Benachrichtigungen und E-Mails kommen in der gewählten Sprache an.
Und weil Floowa Made in Bayern ist, darf man das auch ein bisschen merken. Die Standardvariante begrüßt mit einem „Servus" statt einem nüchternen „Hallo" und spricht an der einen oder anderen Stelle mit einem leichten bayerischen Zungenschlag. Dezent, versprochen – kein Dialekt-Kitsch. Wer es lieber ganz hochdeutsch mag, stellt einfach auf „Deutsch" um.
Was Floowa kostet
Wir wollten faire, einfache Preise – ohne Gschmarri und ohne versteckte Kosten. Abgerechnet wird pro aktivem Mitarbeiter und Monat, egal ob die Person einen eigenen Zugang hat oder ihre Zeiten von der Führungskraft erfasst werden.
| Paket | Enthalten | Preis (netto) |
|---|---|---|
| Core | Mitarbeiter-Stammdaten, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Dokumente | 3,90 € pro Mitarbeiter/Monat |
| Pro | Alles aus Core plus Qualifikationen, Inventar, erweiterte Berichte, Lohnabrechnungen, Schichtplanung | 6,90 € pro Mitarbeiter/Monat |
Dazu kommen optionale Zusatzmodule: die Lohnvorbereitung für 1,50 € und – zum Core-Paket – die Schichtplanung für 1,00 €, jeweils pro Mitarbeiter und Monat. Der Mindestbetrag liegt bei 19 € im Monat. Wer jährlich zahlt, zahlt nur 10 statt 12 Monate. Bezahlt wird bequem per SEPA-Lastschrift; Floowa richtet sich ausschließlich an Unternehmen und Selbständige.
Testen ist kostenlos: einen Monat lang, für bis zu zehn Mitarbeiter, ganz ohne Kreditkarte. Nach der Testphase passiert nichts Überraschendes – ohne gebuchtes Paket bleibt alles lesbar, Änderungen sind erst nach Abschluss eines Pakets wieder möglich. Es wird nichts automatisch berechnet. Gekündigt werden kann monatlich, und Ihre Daten können Sie vorher jederzeit exportieren.
Die jeweils aktuellen Preise finden Sie immer auf www.floowa.de.
Wie Floowa entstanden ist
Für alle, die sich für das „Wie" interessieren – und für Kunden, die wissen wollen, wie wir arbeiten.
Erst definieren, dann bauen
Jedes Modul von Floowa hat vor der ersten Zeile Code eine eigene Definitionsphase durchlaufen. Dabei entstehen zwei Dokumente: eine technische Definition (Datenmodell, Abläufe, Berechtigungen, Schnittstellen) und ein Benutzerhandbuch, das beschreibt, wie Anwender das Modul bedienen. Erst wenn beides steht, wird gebaut – und beide Dokumente werden bei jeder Änderung mitgepflegt.
Das klingt nach Bürokratie, spart aber enorm viel Zeit. Wer vorher aufschreibt, wie sich ein Urlaubsantrag über einen Jahreswechsel verhält oder was bei einer doppelten Stunde zur Zeitumstellung passiert, muss es hinterher nicht mühsam reparieren.
KI-gestützt, aber von Menschen geprüft
Floowa ist mit KI-Unterstützung entstanden. Anders wäre der Umfang – Weboberfläche, Smartphone-App, Terminal-Modus, Schnittstellen, Abrechnung, Betriebsdokumentation – für ein sehr kleines Team in dieser Zeit nicht machbar gewesen.
Die Arbeitsteilung ist dabei klar: KI übernimmt Routinearbeit wie Standardcode, Tests und Dokumentation. Architektur, Sicherheitskonzept und fachliche Entscheidungen bleiben bei uns – und jede Änderung wird manuell geprüft, bevor sie live geht. Zusätzlich durchläuft sie automatisierte Tests, statische Codeanalyse und einheitliche Code-Standards.
Technik, auf die man sich verlassen kann
Floowa basiert auf aktuellem Laravel und PHP – dem Technologie-Stack, mit dem wir auch unsere Kundenprojekte umsetzen. Die App ist plattformübergreifend aufgebaut. Betrieb, Backups und eine zusätzliche externe Sicherungskopie überwachen wir selbst. Das ist kein Nebenschauplatz: Wer seine Arbeitszeiten und Personaldaten einer Software anvertraut, muss sich darauf verlassen können, dass sie morgen noch da sind.
Für wen Floowa gedacht ist – und für wen nicht
Floowa passt gut, wenn …
- Sie ein kleiner oder mittlerer Betrieb sind und die Arbeitszeiterfassung endlich sauber und rechtssicher lösen wollen.
- Ihre Leute nicht alle am Schreibtisch sitzen – sondern in der Werkstatt, auf der Baustelle, im Lager, in der Pflege oder im Verkauf.
- Sie Urlaub, Personalakte und Dokumente gleich mit digitalisieren wollen, statt dafür drei weitere Tools einzuführen.
- Sie Standorte in mehreren Bundesländern oder im DACH-Raum haben.
- Ihnen Datenschutz wichtig ist und Sie einen Ansprechpartner wollen, der persönlich antwortet.
Floowa ist eher nicht das Richtige, wenn …
- Sie eine vollständige Lohnbuchhaltung suchen. Floowa bereitet die Lohnabrechnung vor und übergibt sauber ans Steuerbüro oder Ihr Lohnprogramm – rechnet sie aber nicht selbst ab.
- Sie ein großes Konzern-HR-System mit Recruiting, Performance-Management und Konzernreporting suchen.
Und wenn Sie irgendwo dazwischen liegen oder spezielle Anforderungen haben: Genau dafür gibt es uns. Floowa lässt sich über die Schnittstellen erweitern, und wo das nicht reicht, entwickeln wir die passende Lösung individuell.
Und außerdem: Vio Aura
Floowa ist nicht unser einziges eigenes Produkt. Mit Vio Aura haben wir zusätzlich eine App für Android veröffentlicht: einen diskreten Periodenkalender ohne Werbung, ohne Cloud und ohne Konto. Die App hat schlicht keine Berechtigung, eine Internetverbindung aufzubauen – Gesundheitsdaten verlassen das Gerät also technisch nicht. Ein ganz anderes Produkt für eine ganz andere Zielgruppe, aber mit derselben Haltung: Datenschutz, den man nachprüfen kann.
Beide Produkte finden Sie auf unserer neuen Produktseite.
Packen wir's an
Wenn Sie Floowa ausprobieren möchten, starten Sie direkt auf www.floowa.de – ein Monat kostenlos, bis zu zehn Mitarbeiter, ohne Kreditkarte. Wenn Sie vorher Fragen haben, eine Demo möchten oder wissen wollen, ob sich Floowa an Ihre bestehenden Systeme anbinden lässt, schreiben Sie uns. Wir antworten persönlich – aus Bayern.
Servus und bis bald bei Floowa!
