Arbeitszeiterfassung 2026 – was heute gilt und was die Reform des Arbeitszeitgesetzes bringen soll

Kaum ein Thema sorgt in kleinen und mittleren Betrieben für so viel Unsicherheit wie die Arbeitszeiterfassung. Muss man? Seit wann? Reicht ein Zettel? Und was ändert sich mit der angekündigten Reform? Dieser Beitrag fasst den Stand Ende Oktober 2026 zusammen – ohne Panikmache, aber auch ohne Schönfärberei.

Hinweis: Wir sind Softwareentwickler, keine Anwälte. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Was heute schon gilt: die Pflicht besteht seit 2022

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die Richter leiten das aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, ausgelegt im Licht der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Eine ausdrückliche Regelung im Arbeitszeitgesetz brauchte es dafür nicht.

Für die Praxis heißt das:

• Die Pflicht gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Größe – auch für den Handwerksbetrieb mit fünf Leuten.
• Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit.
• Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Papier, Excel oder eine App sind aktuell gleichermaßen zulässig, solange die Erfassung verlässlich und vollständig ist.
• Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich, auch wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten selbst eintragen.
• Vertrauensarbeitszeit ist weiter möglich – sie befreit aber nicht von der Erfassung.

Ein direktes Bußgeld für fehlende Erfassung gibt es derzeit nicht. Teuer wird es, wenn die Aufsichtsbehörde die Erfassung anordnet und der Betrieb dem nicht nachkommt. Und unabhängig davon: Wer bei einem Streit um Überstunden keine Aufzeichnungen hat, steht als Arbeitgeber schlecht da.

Was die Reform vorsieht: der Referentenentwurf vom Juni 2026

Mitte Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Reform des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden. Ein Referentenentwurf ist die allererste Fassung eines Gesetzes – danach folgen Abstimmung zwischen den Ministerien, Kabinettsbeschluss, Bundestag und Bundesrat. Nach den uns bekannten Berichten befand sich der Entwurf zuletzt noch in der Abstimmung zwischen den Ministerien; Änderungen gelten als wahrscheinlich. Die wichtigsten Punkte des Entwurfs:

Elektronische Erfassung als Regelfall. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch und am selben Tag erfasst werden. Eine bestimmte Technik wird nicht vorgeschrieben – eine App, ein Terminal oder eine Software am PC würden genügen.

Gestaffelte Übergangsfristen. Nach Inkrafttreten sollen Arbeitgeber grundsätzlich ein Jahr Zeit für die Umstellung haben, Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre und Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre.

Ausnahme für Kleinstbetriebe. Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch nicht-elektronisch erfassen dürfen. Erfassen müssen aber auch sie.

Aufbewahrung und Auskunft. Die Aufzeichnungen sollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, Beschäftigte sollen Auskunft und eine Kopie ihrer Zeiten verlangen können.

Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit – aber nur mit Tarifvertrag. Der Entwurf öffnet die Möglichkeit, statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit festzulegen. Das soll allerdings nur über einen Tarifvertrag oder eine darauf beruhende Betriebsvereinbarung gehen. Für Betriebe ohne Tarifbindung bliebe es beim bisherigen Tagesmodell – ein Punkt, den unter anderem das Handwerk kritisiert.

Als Termin für das Inkrafttreten war in Berichten über den Entwurf der 1. Januar 2027 genannt. Ob es dabei bleibt, ist offen.

Was Betriebe jetzt tun sollten

Unabhängig davon, wie die Reform am Ende aussieht, ist die Richtung klar: Die Erfassung wird verbindlicher und digitaler. Wer heute noch mit Stundenzetteln arbeitet, muss nicht hektisch werden – sollte aber nicht bis zum letzten Tag einer Übergangsfrist warten. Eine pragmatische Reihenfolge:

1. Bestandsaufnahme: Wie werden Zeiten heute erfasst? Wer prüft sie? Wo landen sie für die Lohnabrechnung?
2. Lücken schließen: Werden Pausen erfasst? Gibt es Mitarbeitende, deren Zeiten gar nicht dokumentiert sind – etwa im Außendienst oder bei Vertrauensarbeitszeit?
3. Regeln prüfen: Werden Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten tatsächlich eingehalten? Eine elektronische Erfassung macht Verstöße sichtbar – besser, man kennt sie vorher.
4. Betriebsrat einbinden, wo es einen gibt: Bei der Ausgestaltung eines Erfassungssystems hat er in der Regel mitzureden.
5. Lösung wählen, die zum Arbeitsalltag passt: Wer viel unterwegs ist, braucht eine App mit Offline-Funktion. Wer einen Eingang mit Werkstatt hat, ist mit einem Stempel-Terminal oft besser bedient.
6. Anbindung an die Lohnabrechnung mitdenken: Der eigentliche Zeitgewinn entsteht erst, wenn die erfassten Zeiten ohne Abtippen beim Steuerbüro ankommen.

Wie wir das Thema angehen

Wir haben mit Floowa eine eigene Zeiterfassung entwickelt, die genau auf diese Anforderungen ausgelegt ist: elektronische Erfassung per Browser, App oder Terminal, automatische Prüfung von Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten, lückenloses Änderungsprotokoll und Export für das Steuerbüro. Wo ein Standard nicht reicht, bauen wir individuelle Lösungen und Anbindungen.

Wir behalten die Reform im Blick und aktualisieren diesen Beitrag, sobald sich der Stand ändert.

Quellen: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 · IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung · Stein Rechtsanwälte: Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes (14.07.2026) · Handwerksblatt: Neues Arbeitszeitgesetz – das steht drin